Code de conduite

Professionnalisme

Le CIAUD CANADA promeut des principes de transparence et d’équité, et des méthodes de travail au-dessus de tout soupçon. Le personnel du CIAUD CANADA doit adhérer à ces principes et méthodes.

Il est attendu des employés du CIAUD CANADA qu’ils traitent tout le monde de manière équitable et ne cultivent ni le favoritisme ni ne fassent des promesses de traitement préférentiel.

Il n’est pas permis aux Employés de faire payer quelqu’un pour des services rendus ni de recevoir des commissions ou pourboires, en nature ou en espèce. Aucun Employé ne doit accepter de cadeau, prêt, invitation, ou toute autre considération spéciale de la part d’un individu ou d’une organisation partenaire ou bénéficiaire du CIAUD CANADA, y compris les fournisseurs de biens et de services pendant les relations contractuelles.

Les cadeaux acceptés pour des raisons culturelles doivent être déposés auprès du Chargé des Ressources humaines pour être soit vendus aux enchères ouvertes ou ajoutés aux distributions conformément à la politique du CIAUD CANADA.

Conflit d’Intérêts

Un conflit des intérêts privés de l’Employé et ses responsabilités officielles est à éviter. Toute violation de ce principe peut entraîner un licenciement immédiat. Les exemples de conflit d’intérêts sont : la sollicitation, l’exigence, l’acceptation, ou la réception, directement ou indirectement, de tout paiement, cadeau, et autre avantage par un partenaire, bénéficiaire ou fournisseur, en considération indue pour l’accomplissement ou le refus d’accomplir ses tâches en relation avec n’importe quel genre de transaction.

Il est conseillé aux Employés à plein temps de ne pas accepter tout autre emploi pouvant interférer avec leurs tâches au sein du CIAUD CANADA. Le superviseur peut interdire à l’Employé de s’engager dans des activités pouvant, selon son jugement, être préjudiciables à l’intérêt du CIAUD CANADA. Les Employés doivent comprendre que l’obligation de prendre de telles décisions est nécessaire pour assurer une efficacité continue des programmes du CIAUD CANADA.

Les violations aux principes de conflit d’intérêts sont parmi les motifs de licenciement.

Déclaration des liens personnels

Les Employés du CIAUD CANADA doivent déclarer tous liens ou autres intérêts, avec un Employé, un parent, ou une connaissance, au cours des transactions d’achat ou location des biens et des services. Les violations de cette disposition de déclaration peuvent entraîner des sanctions disciplinaires, dont le licenciement.

Confidentialité

Toute information confidentielle fournie aux Employés pendant l’exercice de leur fonction ne doit pas être divulguée, ni pendant la validité du contrat de travail ni après cessation de service. Il s’agit d’informations sur le CIAUD CANADA, les populations bénéficiaires, les partenaires ou les fournisseurs ; les informations sur la santé d’un Employé ; les informations sur les mesures de sécurité. Les violations de cette mesure peuvent entraîner des sanctions disciplinaires, allant jusqu’au licenciement.

Relations publiques

Bien que tous les Employés soient des représentants du CIAUD CANADA, il leur est interdit, lorsqu’ils ne sont pas autorisés, de faire des publications ou déclarations à des sources extérieures telles que les bailleurs de fonds, médias, autres responsables gouvernementaux et ONG sur le CIAUD CANADA en tant qu’organisation, ou sur la performance, le rôle ou le travail du CIAUD CANADA. Toute demande d’information venant de l’extérieur doit être adressée à la Représentation Pays du CIAUD CANADA.

Prosélytisme

Le CIAUD CANADA interdit le prosélytisme pendant ses activités. La référence à la religion dans ses documents et autres matériels publics et dans les locaux de l’organisation est interdite.

Apolitisme

Le CIAUD CANADA est une organisation apolitique. Ceci doit être clair dans tous les programmes, et toutes les actions de l’organisation.

Anti-tabagisme, anti-alcool et antidrogue

Il est interdit de fumer dans les bâtiments administratifs et les véhicules du CIAUD CANADA. La fabrication, distribution, possession, vente, ou utilisation d’alcool ou autres substances illégales sur le lieu de travail ou au cours des opérations du CIAUD CANADA à l’extérieur du bureau sont strictement interdites.

Utilisation des Biens du CIAUD CANADA

L’utilisation des biens appartenant ou confiés à CIAUD CANADA et à ses projets est strictement prohibée sans un accord préalable. Il s’agit des équipements de communication, les ordinateurs, les véhicules, les services de messagerie, ou les biens matériels, etc.

Utilisation personnelle du téléphone

Cette directive est destinée à tous les utilisateurs des systèmes de communication en vue d’éviter toute mauvaise utilisation possible de l’équipement ou endommagement de l’intégrité ou réputation du CIAUD CANADA.

L’utilisation des systèmes de communication du CIAUD CANADA est strictement réservée au besoin officiel. L’employé sera amené à payer les frais découlant de l’utilisation à but personnel des systèmes de communication de l’organisation.

Les procédures de remboursement au CIAUD CANADA sont dictées par la politique tarifaire de téléphone local.

Les systèmes de communication incluent de manière non limitative les radios, les téléphones, les téléphones cellulaires, les fax, les machines à photocopier les laptots, les ordinateurs, l’Internet, la messagerie DHL, et autres services de messagerie. Cette directive s’applique également à l’utilisation des équipements portables, tels que laptots, utilisés en dehors des locaux de l’organisation.

Le CIAUD CANADA se réserve le droit de suivre l’utilisation faite par l’employé des équipements de communication, au besoin vérifier le contenu pour s’assurer que l’utilisation est faite de manière appropriée. La violation de cette directive peut entraîner des actions disciplinaires allant jusqu’au licenciement de l’employé. Les contenus des communications peuvent être utilisés lors des procédures légales ou disciplinaires.

Utilisation des équipements

Les Employés sont tenus à une utilisation responsable des équipements du CIAUD CANADA, tels que les ordinateurs, scanneurs, imprimantes, projecteurs, photocopieurs, caméras digitales.

Les politiques et dispositions définies ici visent à prévenir la mauvaise utilisation de l’équipement, préjudiciable à l’environnement de travail, et à éviter des dépenses non nécessaires des réparations et des défaillances sur les équipements du CIAUD CANADA.

Utilisation de l’informatique

Utilisation des systèmes de communication électronique

Tous les Employés utilisant des systèmes de communication doivent éviter une utilisation abusive. Les activités du CIAUD CANADA dépendent de communications efficaces et effectives. La messagerie électronique est un aspect important de cette structure de communication, et les normes de messagerie sont importantes pour une réception aisée des messages et pièces jointes.

Tous les Employés du CIAUD CANADA ont un compte officiel géré par le l’administrateur de système du CIAUD . Toutes les correspondances électroniques professionnelles du CIAUD CANADA doivent être faites à travers ces adresses de courriel.

Les points suivants doivent être clairs par tout Employé utilisant la communication électronique du CIAUD CANADA :

Le matériel de système de message électronique est la propriété du CIAUD CANADA. En plus, tous les messages écrits, envoyés, ou reçus sur le système de courriel sont et demeurent la propriété du CIAUD CANADA. Ils ne sont pas les propriétés privées des employés.
L’utilisation du système de message électronique est réservée exclusivement pour les affaires officielles du CIAUD CANADA. Il ne peut être utilisé pour des affaires personnelles. L’utilisation occasionnelle qui n’interfère pas avec la performance au travail de l’Employé, ou avec la gestion efficace du système est acceptable, mais une telle utilisation dépend des dispositions de cette politique.
Le système de message électronique ne peut être utilisé pour solliciter ou faire du prosélytisme des sociétés commerciales ou à des fins politiques ou religieuses en dehors de l’organisation, ou pour d’autres sollicitations non liées au travail.
Le système de message électronique ne peut pas être utilisé pour créer, envoyer, ou transférer des messages obscènes, pornographiques, diffamatoires, harassants, menaçants, contenant des insinuations malveillantes à caractère racial ou sexuel, ou en contradiction avec les valeurs et éthiques sociales. Les lettres chaînes sont inappropriées.
Le système de message électronique ne doit pas être utilisé pour violer les droits d’auteurs ou droits de propriété à travers une distribution non autorisée de copies de matériels appartenant à d’autres ni être utilisé pour distribuer des matériels confidentiels appartenant au CIAUD CANADA sans autorisation appropriée.
Le CIAUD CANADA se réserve le droit et a l’intention d’exercer le droit de revoir, auditer, intercepter, accéder aux messages créés, reçus, ou envoyés à partir d’un autre système de message électronique et révéler au besoin. Les contenus des messages électroniques peuvent être rendus publics par le CIAUD CANADA sans la permission de l’Employé.
La confidentialité de tout message n’est pas garantie. Même si le message est effacé, il est toujours possible de le récupérer et le lire. Aussi, l’utilisation de mots de passe de sécurité n’est pas une garantie de confidentialité.
Malgré le droit conféré au CIAUD CANADA de récupérer et lire tous les messages de courrier électronique, de tels messages devraient être traités comme confidentiels par les autres employés et seuls leurs destinataires pourront y accéder. Il n’est pas autorisé aux employés de récupérer ou lire des messages qui ne leur sont pas destinés, sauf sur autorisation des destinataires. Toute exception à cette politique doit recevoir une approbation préalable de l’employeur.
Les Employés ne doivent pas utiliser un code, accéder à un fichier, ou récupérer toute information sauvegardée, à moins qu’ils ne soient autorisés à le faire.
Un Employé qui viole cette politique ou utilise le système de message électronique pour un but inapproprié sera soumis à une action disciplinaire allant jusqu’à la révocation.

Les actions suivantes sont interdites :

Télécharger ou installer un logiciel ou renforcer la capacité sans autorisation, à l’exception de kits de sécurité et d’actualisation d’antivirus.
Télécharger, utiliser, et emmagasiner des photos, musiques, films, jeux, ou autres usages non liés au travail nécessitant de grands transferts de fichiers ;
Installer des jeux, jouer/copier des fichiers vidéo ou audio et installer des logiciels piratés ;
Utiliser l’Internet pour des causeries verbales, pour suivre des stations radio en ligne, pour des logiciels pair à pair, etc., affectant la capacité de l’Internet ;
Accéder ou distribuer les médias ou informations obscènes, pornographiques, diffamatoires, harassants, menaçants, contenant des insinuations sexuelles ou raciales, ou inappropriées ;
Installer un système privé sur le réseau du CIAUD CANADA pour accéder à l’Internet ou autre, sans la permission ou l’approbation du Responsable de Ressources humaines/Administration ;
Essayer d’ajouter, enlever, ou modifier un équipement de l’ordinateur, un logiciel, ou les matériels périphériques sans autorisation ;
Accéder sans permission aux ordinateurs, logiciels, informations, ou réseaux appartenant au CIAUD CANADA ;
Essayer une réparation non autorisée de l’équipement informatique. Toutes les réparations doivent être signalées à l’administrateur du système ou à son représentant dûment désigné dans chaque bureau qui prendra les dispositions nécessaires ;
Détourner les logos, mots de passe, ou autres mesures de sécurité ;
Utiliser le système d’information pour un but illégal, non autorisé ;
Distribution non autorisée des matériels du CIAUD CANADA (particulièrement confidentiels ou des informations appartenant à l’organisation) ;
Utiliser de manière personnelle les systèmes d’information ou de communication électronique pour des actions non liées au CIAUD CANADA, sans l’approbation écrite du superviseur ;
Violer la licence de logiciel ou le droit d’auteur, y compris le logiciel de redistribution ;
Accéder de manière non autorisée aux dossiers ou informations de l’utilisateur.

Veuillez noter que ces mesures sont édictées dans le but de maintenir une productivité et un bon maintien des systèmes du CIAUD CANADA ainsi que l’intégrité des contrats de licence du CIAUD CANADA avec les clients. Leur violation peut conduire à des actions disciplinaires.

Le CIAUD CANADA permet un accès aux courriels personnels par le canal de ses équipements. L’accès aux courriels personnels doit se limiter à un niveau raisonnable. L’abus d’utilisation peut conduire à l’interdiction d’accès à ces ressources, à un avertissement disciplinaire, ou dans certains cas, à une révocation immédiate.

Veuillez noter que les sites web auxquels les systèmes de communication du CIAUD CANADA ont accès sont suivis de loin par le Département informatique au siège et à travers les fournisseurs de services internet. Les contenus des communications peuvent être utilisés lors des procédures légales ou disciplinaires.

Archivage et accès aux données

Toute documentation produite au moment de l’emploi chez CIAUD CANADA est considérée comme propriété de l’organisation et doit être disponible d’accès. Il s’agit de manière non exhaustive des correspondances, recherches, rapports, données, et traductions. Les registres officiels et correspondances doivent être conservés dans des systèmes de classement de données de sorte qu’aucun individu ne puisse contrôler exclusivement l’accès à ces informations. (Si l’Employé devient indisponible pour cause de maladie ou autres raisons, ou refuse de fournir les informations nécessaires, l’on peut demander à l’administrateur de système ou son représentant dûment désigné d’accéder aux informations avec l’approbation du Chef de Projet ou de la Représentation Pays. Aussi, il est demandé à tous les membres du personnel de créer régulièrement des fichiers sauvegarde de leurs données.

Veuillez contacter l’administrateur de système pour une assistance en la matière.

Entretien / Réparation

Tous les entretiens et réparations doivent se faire à travers l’administrateur de système ou son représentant dûment désigné. Les Employés ne doivent, à aucun moment, essayer de faire des réparations sur les équipements du CIAUD CANADA.

Il est demandé aux utilisateurs d’entretenir les équipements mis à leur disposition de la manière suivante:

Si l’équipement a besoin d’être nettoyé régulièrement, contacter l’administrateur de système pour aide.
Actionner le système «défragmentation», au moins une fois par mois, sur votre ordinateur pour maximiser la performance.
Éteindre tous les équipements électroniques de votre bureau, y compris le régulateur de tension et onduleur à la fin de la journée.
Vérifier des virus attachés aux pièces jointes avant d’ouvrir
Protéger les mots de passe
Archiver/sauvegarder d’anciens messages
Utiliser des listes de distribution
Limiter l’utilisation de «copie à tous » lors des envois ou réponses aux messages

La mauvaise utilisation des systèmes informatiques et de communication comme édictée dans cette politique entraînera des sanctions disciplinaires ou pertes de privilèges. Les mesures disciplinaires incluent les avertissements écrits ou verbaux comme définis dans ce Manuel, une suspension immédiate de fonction – congé non payé ou licenciement.

Normes de Comportement

Il est demandé aux Employés du CIAUD CANADA d’observer de bonnes normes de conduite personnelle et professionnelle à tout moment. Toute violation des politiques du CIAUD CANADA ou tout autre acte ou pratique illégal ou inapproprié de la part d’un Employé est strictement prohibés et peuvent conduire au licenciement immédiat. Les exemples suivants de mauvaises conduites peuvent entraîner des actions disciplinaires, pouvant aller jusqu’au licenciement :

Négligence au travail
Performance au travail constamment inférieure aux attentes
Absentéisme ou retard chronique
Manque de coopération et/ou insubordination intentionnelle envers le superviseur ou les collaborateurs.
Prolongation de manière abusive de la période de la pause ou récréation
Comportements ou actes malveillants, dangereux, séditieux, désordonnés, ou violents
Tout acte contraire à la discipline
Fraude, malhonnêteté ayant un impact sur les activités du CIAUD CANADA, ses opérations ou ses propriétés ou encore toute personne ou organisation avec lesquelles CIAUD CANADA travaille
Falsification de documents du CIAUD CANADA ou obtention d’emploi sur la base de faux documents
Comportement non professionnel tel que le harcèlement physique ou verbal sur les membres de la catégorie de personnel protégé
Dénigrement ou diffamation nuisible au CIAUD CANADA ou à ses programmes, projets, ou personnel
Mauvaise utilisation des équipements du CIAUD CANADA tels que les photocopieurs, les ordinateurs, les véhicules, les radios, les téléphones ou autres équipements sans contrat préalable
Prise d’alcool, de drogue, et autres produits chimiques qui affectent négativement la performance au travail
Violation des politiques du CIAUD CANADA
Perte, destruction délibérée, ou vol de propriété, biens, ou avoirs du CIAUD CANADA, de ses employés ou de ses partenaires.
Tout échange de corruption, cadeaux, dons, ou fonds avec tout individu ayant des relations d’affaires avec CIAUD CANADA
Violation régulière ou grave des lois en vigueur au sein du CAIUD CANADA.

Bien que n’étant pas exhaustive, cette liste donne une idée du type de comportement qui n’est pas acceptable chez CIAUD CANADA.

Relations personnelles

Le CIAUD CANADA se réserve le droit d’avoir des informations sur les relations personnelles de ses employés (par exemple relations amoureuses ou fiançailles entre deux des membres de son personnel, national ou expatrié) de tous les employés travaillant au sein d’un même département, ou s’il y a aussi une relation de superviseur à agent entre les deux employés impliqués. Le superviseur peut limiter le placement, les responsabilités, ou le plan de travail à sa discrétion, surtout si les Employés sont en train de créer un climat de travail rendant le personnel inconfortable ou réduisant sa performance.

Protection contre l’exploitation et les abus sexuels

Nous nous engageons à prévenir les cas d’exploitation et d’abus sexuels dans le contexte de nos projets et programmes, et intervenir en tels cas. L’abus de pouvoir et de confiance contrevient aux droits de la personne, et nuit à nos efforts visant à lutter contre les inégalités entre les genres et à donner aux femmes et aux filles le renforcement du pouvoir dont elles ont besoin pour atteindre leur plein potentiel. Nous n’avons aucune tolérance envers les personnes qui abusent de leur poste pour exploiter ou abuser sexuellement les personnes qu’elles sont censée aider. Toutes les personnes travaillant à CIAUD ont la responsabilité d’intervenir et d’aborder ces problèmes en adoptant des pratiques exemplaires. Par la même occasion, nous pouvons tous contribuer à réduire le nombre de cas d’exploitation et d’abus, et à veiller à ce que les survivants et les victimes reçoivent le soutien dont ils ont besoin.

Définition de l’exploitation et des abus sexuels

CIAUD se base sur les définitions proposées dans le Bulletin du Secrétariat général des Nations Unies de 2003 ST/SGB/2003/13 sur les dispositions spéciales visant à prévenir l’exploitation et les abus sexuels :

Par « exploitation sexuelle », on entend « le fait de profiter ou de tenter de profiter d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégale ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris, mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique ».
Par « abus sexuel », on entend « toute intrusion physique à caractère sexuel commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle intrusion ».
Par « Harcèlement sexuel par rapport à Exploitation et abus sexuels » L'EAS dans le sens du bulletin ST/SGB/2003/13 se produit contre un bénéficiaire ou un membre de la communauté́. Le harcèlement sexuel dans le sens de ST/SGB/2008/5 se produit entre le personnel et le personnel, et implique toute avance sexuelle non souhaitée ou comportement verbal ou physique indésirable de nature sexuelle. Alors que les deux actes sont pratiquement différents, la prévalence du harcèlement sexuel peut être un indicateur qui peut conduire à la SEA.
Par « Violence basée sur le Genre » violence dirigée spécifiquement contre un homme ou une femme du fait de son sexe.

Principes fondamentaux de l’exploitation et des abus sexuels

L’exploitation et les abus sexuels constituent des fautes graves et sont par conséquent des motifs de mesures disciplinaires, y compris de renvoi sans préavis.

Les relations sexuelles avec des enfants (des personnes de moins de 18 ans) sont interdites, quel que soit l’âge de la majorité́ ou l’âge du consentement au niveau local. Une erreur sur l’âge d’un enfant ne constitue pas un argument de défense.
L’échange d’argent, d’emploi, de biens ou de services contre des relations sexuelles, y compris des faveurs sexuelles ou autres formes de comportements humiliants, dégradants ou d’exploitation, est interdit. Ceci concerne tout échange de l’aide due aux bénéficiaires.
Les relations sexuelles entre le personnel et les bénéficiaires, puisqu’elles sont basées sur une dynamique de pouvoir inégal de manière inhérente, sapent la crédibilité et l’intégrité du travail, et sont fortement déconseillées.
Lorsqu’un membre du personnel nourrit des préoccupations ou des soupçons au sujet d’une exploitation ou d’abus sexuels commis par un collègue, il ou elle doit signaler de telles préoccupations par l’intermédiaire des mécanismes de communication établis.
Le personnel a l’obligation de créer et de maintenir un environnement à même d’empêcher l’exploitation sexuelle et les abus sexuels. Les responsables à tous les niveaux ont une responsabilité particulière pour ce qui est d’appuyer et de concevoir des systèmes qui maintiennent cet environnement.

Gestion et coordination

Mise en place d’un point focal PEAS dans chaque bureau Pays,
Participation à la réunion Task Force en matière d’EAS et d’autres plateformes,
Mise en place d’un plan d’action annuel par représentation pays.

Attentes envers les employés, les fournisseurs et prestataires

Nous nous attendons à ce que les employés, fournisseurs et prestataires suivent les pratiques exemplaires internationales et prennent les mesures appropriées afin de prévenir l’exploitation et les abus sexuels, et d’intervenir dans de tels cas.

CIAUD s’attend à ce que les collaborateurs l’informent de toute allégation d’exploitation et d’abus sexuels (EAS) survenant dans le contexte de nos projets. CIAUD Canada assurera le suivi de ces allégations pour analyser les tendances et les problèmes en matière d’exploitation et d’abus sexuels.

Interdiction contre le Harcèlement, les Représailles et la Discrimination

Chaque individu a le droit à travailler dans une atmosphère professionnelle qui assure la promotion de l’égalité des chances à l’emploi et interdit les pratiques discriminatoires. Le CAIUD CANADA souhaite à ce que les relations entre les personnes travaillant ensemble soient professionnelles et libres d’idées préconçues et de préjudices et s’engage à l’établissement et au maintien d’un environnement de travail dans lequel tous chacun est traité avec respect et dignité.

Une interdiction contre le harcèlement, les représailles, et la discrimination s’applique à tous les Employés et demandeurs d’emploi, ainsi qu’aux fournisseurs et aux consultants. Le comportement prohibé n’est pas accepté sur le lieu de travail et dans un endroit où le travail est fait en dehors du bureau, comme pendant les transports, les voyages d’affaires, les réunions officielles et les évènements sociaux liés au travail.

Le CIAUD CANADA déploiera tous les efforts raisonnablement possibles pour veiller à ce que tous ses Employés soient informés de cette interdiction et conscientisés sur le fait que des enquêtes seront conduites pour toute plainte concernant leur violation et leurs auteurs sanctionnés de manière appropriée. Tout Employé qui a une question à poser ou des soucis à relever sur cette interdiction doit en parler à son superviseur, un autre responsable, ou au Chargé des Ressources humaines.

Les représailles contre les individus ayant signalé des cas de harcèlement ou de discrimination, ou ayant participé à l’enquête sur les réclamations de harcèlement ou discrimination constituent une violation sérieuse de cette disposition du Manuel et, tout comme le harcèlement ou la discrimination, sont susceptibles de faire l’objet de sanction disciplinaire. Les actes de représailles doivent être signalés immédiatement et les enquêtes nécessaires seront rapidement menées en vue d’apporter des corrections.

Description du harcèlement

Le harcèlement se traduit, de manière non exhaustive, à un comportement verbal ou physique qui dénigre ou montre une hostilité ou aversion envers un individu à cause de son appartenance ou affiliation. Quelques manifestations de harcèlement sont :

les épithètes et stéréotypes d’insinuation négative ; les actes hostiles, menaces, ou intimidations ;
les blagues et mots ou dessins dénigrants ou indiquant l’hostilité ou l’aversion envers un individu ou groupe d’individus, affichés sur les murs, dans les voitures, dans les fichiers informatiques ou ailleurs sur les lieux du travail ou mises en circulation sur les lieux du travail.

Dénonciation d’incident de harcèlement, discrimination, ou représailles

Le CIAUD CANADA encourage la dénonciation de tous les incidents constatés de harcèlement, discrimination ou représailles, quelle que soit l’identité ou la fonction de l’auteur. Il est demandé aux Employés qui suspectent une forme de mauvaise pratique de le signaler à la première occasion à son superviseur ou à un échelon supérieur. Les Employés ne seront pas pénalisés pour l’exécution de cette procédure, conformément à la politique de non-représailles du CIAUD CANADA. Le CIAUD CANADA encourage, mais n’exige pas, des individus pensant être victimes de telle conduite d’informer l’auteur que son attitude n’est pas la bienvenue et lui demander de l’arrêter. Le CIAUD CANADA s’engage à trouver des solutions à toute mauvaise pratique en son sein.

Procédures de Plainte

Dépôt d’une plainte de Violation du Code de Conduite

Les Employés doivent faire des efforts raisonnables pour régler les questions, problèmes, et malentendus survenant sur le lieu de travail. Avant d’initier une plainte formelle, les parties devraient se rencontrer et essayer de résoudre le problème. Si cela échoue, les étapes suivantes devraient être entamées :

Avant d’être présentée à la hiérarchie concernée (superviseur), la plainte doit être suffisamment documentée, datée, et signée par l’Employé.
Une réunion sera organisée avec les Employés impliqués pour discuter de la plainte. Tous les documents, faits, et informations liées à la plainte doivent être réunis et présentés pendant la réunion.

Souvent, cette manière de faire résout le problème. Le CIAUD CANADA comprend, cependant, qu’un individu préfère poursuivre l’affaire à travers les procédures formelles ou informelles de formulation de plainte.

Procédure informelle de plainte

Si pour une raison ou une autre, un individu ne souhaite pas s’adresser directement à l’auteur, ou si une telle action ne met pas un terme à la conduite offensante, l’individu doit en parler à son superviseur, qui peut, à sa demande en parler avec l’auteur présumé au nom du plaignant. En plus, il y a des cas où le plaignant cherche seulement à discuter de l’affaire avec un autre responsable de CIAUD CANADA, et de telles discussions sont encouragées.

Un individu qui signale un cas de harcèlement, de discrimination, ou de représailles doit savoir, cependant, que le CIAUD CANADA peut décider, si c’est nécessaire, d’engager des actions pour régler le problème au-delà de la procédure informelle. Cette décision sera discutée avec l’intéressé. La meilleure manière de régler le problème dépendra de plusieurs facteurs et la procédure informelle doit rester flexible. Par ailleurs, la procédure informelle n’est pas une étape obligatoire.

Procédure formelle de plainte

Les individus qui pensent être victimes de conduites interdites par ce Manuel ou qui pensent qu’ils ont été témoins de telles conduites doivent discuter de leurs soucis avec leur superviseur, ou s’il est impliqué, passer à l’échelon suivant. Le Chargé de Ressources humaines est toujours disponible pour trouver des solutions aux problèmes ou soucis affectant le travail de chaque membre du personnel.

Le CIAUD CANADA encourage la dénonciation rapide des plaintes ou des soucis afin que des actions rapides et constructives puissent être prises avant que les relations ne soient irrémédiablement détériorées. Ainsi, bien qu’aucune période ne soit fixée pour le faire, la dénonciation et une intervention rapide se sont révélées être la méthode plus efficace de résolution de conflits.

Suite d’une plainte de Violation du Code de Conduite

Des enquêtes promptes seront menées pour toutes les allégations signalées. L’enquête peut solliciter la confrontation de l’individu avec les parties impliquées et, si nécessaire, avec les individus qui auraient observé le comportement dénoncé ou ayant d’autres connaissances pertinentes sur l’affaire. Il est évident que le principe de confidentialité sera observé pendant tout le processus de l’enquête.

Les actions en réponse à des cas de harcèlement, discrimination, ou représailles peuvent inclure, par exemple, la formation, le conseil, et/ou une action disciplinaire telles que l’avertissement, la réprimande, le report de la promotion ou d’augmentation de salaire, la réaffectation, la suspension temporaire sans solde, ou le licenciement, en fonction de ce que le CIAUD CANADA considérera comme mesure appropriée selon les circonstances. Si elle l’estime nécessaire, le CIAUD CANADA peut suspendre un employé au cours de l’enquête suite à une plainte pour mauvaise conduite.

Si une partie impliquée dans la plainte n’accepte par la solution trouvée, elle peut faire appel auprès du Directeur du CIAUD CANADA, ou si le Directeur est impliqué, auprès du Directeur Régional.

Mesures disciplinaires en cas de Violation du Code de Conduite

Les actions disciplinaires peuvent comprendre les avertissements verbaux, avertissements écrits, le gel d’augmentation annuelle de salaire, la rétention de la promotion, la rétrogradation, et la révocation avec ou sans paiement de compensation en lieu et place de préavis. CIAUD se réserve le droit de prendre l’une ou toutes ces mesures disciplinaires si nécessaires. Tout Employé peut être sommairement révoqué pour de fautes lourdes sans avertissement préalable.

Le CIAUD CANADA traite les questions relatives à la mauvaise conduite dans un intervalle de temps d’un mois à compter de la date de l’infraction ou dans un mois à compter de la date de découverte de l’infraction par le CIAUD CANADA.

Un avertissement verbal devrait être donné pour des violations mineures,
Un premier avertissement écrit devrait être donné pour des violations plus graves (voir 4.6 Normes de comportement) – en vue de rendre formelle la faute et l’enregistrer. Une explication écrite de la faute doit être clairement émise et signée par le superviseur et l’Employé. (Si l’Employé refuse de signer, un autre responsable le certifiera pour confirmer réception.),
Un deuxième avertissement écrit sera donné pour fautes flagrantes ou erreurs répétitives sans effort d’amélioration,
Après deuxième avertissement, un Employé peut être suspendu, à tout moment, à la discrétion de son superviseur,
Un troisième avertissement écrit conduira au licenciement.

Tous ces processus doivent parvenir au Chargé des Ressources humaines pour revue et conservation.

Un Employé a le droit de contester une lettre écrite de réprimande dans une période d’une semaine avec une réponse écrite qui sera également classée dans son dossier personnel.

3. Conditions d'Emploi 5. Sureté et Sécurité